EVENTO HÍBRIDO

 Por que Eventos Híbridos?

A tecnologia vem mudando radicalmente a forma como nos comunicamos. Por isso, utilizar a interação presencial fazendo conexão com a on-line é a grande aposta, principalmente agora que vivenciamos esse momento de pandemia. Esse formato de trabalho possibilita maior alcance de público, garantindo mais visibilidade e consequentemente agregando maior valor aos seus eventos.

Apesar de não ser ainda tão popular, esse modelo já é conhecido e vem sendo aplicado em grandes encontros, e é chamado de eventos híbridos. Eles acontecem quando o presencial e virtual se conectam.

Aplicar a combinação do virtual com o real é a nossa sugestão para o cenário atual, podemos destacar no mínimo dois bons motivos: o primeiro é atrair e alcançar um público que além de maior, como citado acima, promete atingir aqueles que por razões diversas não podem estar presentes, mas que estão que cada vez mais conectados, e o segundo motivo é usar todos os sentidos das pessoas envolvidas a favor da sua organização, ao mesmo tempo que gera credibilidade e entusiasmo.

Para que possamos entender melhor as vantagens, se faz necessário recorrermos a programação neurolinguística, que separa as pessoas em três grandes grupos distintos e que captam a experiência de aprendizagem de formas diferentes, são eles: auditivos, visuais e cinestésicos.

Os Auditivos aprendem ou lidam melhor com experiências sonoras, como: músicas, leituras em voz com tons variados, podCasts etc. Já os Visuais têm um aprendizado melhor por imagens, diagramas, gráficos e linguagem corporal, por outro lado os Cinestésicos normalmente aprendem melhor na prática, executando testes, tocando e sentindo. Assim, é possível estabelecer qual será a interação da marca e utilizar os elementos digitais nos eventos híbridos, que irão prender mais a atenção dos participantes. Muito mais do que apenas as antigas palestras, são interação com o público e que algumas vezes são entediantes (principalmente para os cinestésicos).

Outro fator positivo, diz respeito ao investimento financeiro, que pode resultar em um melhor custo X benefício, os eventos híbridos tendem ser mais lucrativos devido alguns pontos que mencionaremos em seguida.

Um evento em sua normalidade é composto por alguns gastos: a empresa paga os custos de viagem, hospedagem, alimentação, espaço para o evento, palestrantes, etc. Fora isso, o tempo de montagem de infraestrutura e de deslocamento também impacta em todo planejamento e logística. Outro problema é agenda dos convidados, mas isso pode ser resolvido se a palestra for feita por Microsoft Teams, Skype, ou GoBrunch, por exemplo. Isso pode diminuir significativamente os custos se o evento fosse presencial. Esses são apenas alguns exemplos, mas você pode utilizar diversos recursos em seus eventos híbridos.

Uma percepção interessante é que em eventos híbridos, os participantes se sentem em casa, pois os recursos tecnológicos tiram a ideia de perfeição, e por serem usados com muita frequência, dão a ideia de “proximidade” e “informalidade”. Geralmente, assuntos que são transmitidos com uso da linguagem digital tendem a ser mais descontraídos e menos tensos. Esse é um diferencial interessante nos eventos híbridos. Como as pessoas se sentem em casa, criam empatia pelo ambiente e por aqueles que estão conectados.

No seu próximo evento considere a possibilidade de torná-lo híbrido!

Convenção de Vendas

Mas afinal o que é convenção de vendas?

Convenção de vendas é um modelo de evento onde as empresas reúnem os seus representantes de todas as suas unidades no intuito de divulgar resultados e traçar novos objetivos, além de ser uma excelente oportunidade para reconhecer e premiar os que mais se destacaram. São ótimas ocasiões para a troca de informações e experiências.

 O intuito é entender o que foi conquistado ao longo do período e o que pode ser aplicado para melhorar esses resultados. Não há momento melhor para trabalhar o comportamento de toda a equipe e os objetivos e metas mais relevantes que todos devem focar.  É de extrema importante usar o momento para reconhecer os colaboradores com maior desempenho e passar conteúdos que consigam apoiar as estratégias futuras a serem implementadas no próximo ciclo da empresa. As melhores ferramentas para nutrir e gerar conhecimento são: palestras motivacionais, mesa redonda com bate-papos.

Antes de começar o evento, é importante formalizar a ideia da realização em um documento de cronograma, onde você pode ver todas as datas agendadas para realizar cada atividade importante para o evento. Nesse cronograma, é importante seguir uma série de etapas básicas como:

·Encontre o lugar com antecedência;

·Planeje as ações que terá no evento;

·Encontre os fornecedores que possam atender todas as estratégias pensadas;

·Planeje suas atividades e conteúdos que serão repassados durante o evento;

·Levante todos os gastos de acordo com o orçamento disponível.

Em relação ao período de tempo de realização do evento, ele geralmente acontece em 1 ou no máximo 2 dias. Acima disso, o custo passa a ser muito alto para a empresa, e o nível de concentração para assimilar todas as informações também diminui muito por parte dos participantes.

Já quando falamos no intervalo de realização, ele geralmente é de 1 ano ou 6 meses. Esse é o tempo ideal tanto para realizar uma análise precisa das estratégias adotadas e para pensar em novas ações que possa melhorar os números. Com o cronograma e planejamento já adiantados, é o momento de começar a pensar nos detalhes de cada atividade realizada durante o evento.

É importante que todos fiquem centrados na atmosfera gerada durante o evento. Por isso trazer um nome de referência na área de vendas para uma palestra pode ajudar muito a criar esse ambiente positivo. Lembre-se de criar uma programação voltada para atrair a atenção de todos, mas que agregue valor para as ações que são realizadas no dia a dia.

Não adianta de nada levar todos os colaboradores das várias unidades da empresa para o local do evento sem ter o engajamento deles com o evento. Para algumas pessoas, esse evento pode parecer uma viagem de férias, e acabar com esse tipo de ideia é fundamental para o sucesso do evento.

Além do engajamento, a todo momento os participantes vão precisar conferir informações sobre o evento. Por isso é importante utilizar uma ferramenta que ajude a organização a repassar novas informações importantes de forma fácil e rápida.

Além do engajamento, a todo momento os participantes vão precisar conferir informações sobre o evento. Por isso é importante utilizar uma ferramenta que ajude a organização a repassar novas informações importantes de forma fácil e rápida.

Uma maneira de resolver esses dois pontos com uma única solução é focar no uso do hotsite, que consegue cumprir com pontos como: ·Centralizar informação: para deixar os papéis de lado, o hotsite pode concentrar todas as informações relevantes que os participantes precisam conhecer sobre o evento; ·Realizar enquetes: com essa ferramenta, você pode medir o nível de interatividade dos participantes através de enquetes, que podem envolver algo relacionado ao conteúdo do evento ou a alguma informação da empresa em si; ·Agenda: Fica muito mais fácil ter todas as informações de agenda, com a programação das atividades que vão acontecer logo em seguida; Avaliação do evento e dos palestrantes: Essa ação ajuda e muito na organização das próximas convenções de vendas

Para que todos os participantes saiam de uma convenção de vendas com os novos objetivos e ensinamentos em mente, é essencial desenvolver estratégias diferenciadas para o encerramento do evento. Pensando nos investimentos que foram feitos para conseguir realizar o evento, é importante que essa etapa seja muito bem executada. Sem esse trabalho cuidadoso em gerar um ótimo fechamento para o evento, os resultados seguintes podem não chegar no nível esperado durante o planejamento do evento.

Gostou de saber tudo sobre as convenções de vendas? Esses eventos estão ganhando cada vez mais importância no mercado pelo nível de resultados que conseguem gerar. E para que você tenha sucesso na realização da sua próxima edição, que tal conhecer mais sobre a PEGA EVENTOS e  descobrir como ela poderá te ajudar a ter uma Convenção de Vendas de Sucesso.

Eventos Corporativos

PEGA Eventos é muito atuante na organização de eventos corporativos.

Criar, planejar, produzir e realizar projetos está no seu DNA.

Parece pouco? Tem muito mais. Vem ver.

Eventos corporativos são os queridinhos do mercado empresarial. É uma excelente oportunidade para exposição das marcas, fazer network, engajar pessoas e equipes, adquirir e divulgar conhecimento.

Antes de mais nada vamos apresentar as seis etapas essenciais para execução de um evento:

✔ Atendimento

✔ Planejamento

✔ Orçamento

✔ RSVP

✔ Execução

✔ Pós-evento

O atendimento é a fase onde iremos sentar para discutir e entender qual o objetivo do evento e quais as expectativas dessa ação. Esse momento é importante para avaliar as edições anteriores e as oportunidades de melhoria, lembrando que um briefing completo facilitará a próxima etapa que é o planejamento.

O planejamento é um passo importante para produção de um evento, e antes de qualquer ação é necessário traçar um perfil detalhado de tudo que se pretende com o evento e tudo que é necessário para a efetivação dele. A fase de compilação de todas essas informações a serem pontuadas, e para facilitar a visualização total de todas as ações. Esse processo permiti a visualização de todos os aspectos que envolvem a sua organização, a realização e o pós-evento. Assim facilitará o entendimento geral do evento.

A elaboração do orçamento de um evento precisa de um minucioso levantamento dos fornecedores que serão contratados. As decisões não se baseiam unicamente nos preços, já que também é importante a qualidade dos serviços que tais fornecedores oferecem.

RSVPRépondez S’il Vous Plaît” que significa “Responda por favor” pode seguir de duas formas: o ativo e o receptivo, porém a modalidade ideal para eventos corporativos é o modelo ativo, oportunizando maior previsibilidade.

A execução do evento é o momento de seguir a risca o check list, onde todas as ações traçadas deverão ser acompanhadas e monitoradas conforme o planejamento definido no decorrer do pré-evento. Assim a existência de possíveis imprevistos serão minimizados.

Pós-evento  esse é o momento ideal para coletar feedback dos stakeholders, avaliar suas métricas de desempenho do evento e seus fornecedores, e um e-mail marketing de agradecimento a fim de engaja-los para o próximo evento.

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